TÀI LIỆU PHÂN TÍCH YÊU CẦU HỆ THỐNG WORKFLOW – CRM – HRM

1. Mục tiêu

Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp Workflow, CRM và HRM, đáp ứng các chức năng tiêu chuẩn của các hệ thống hiện có trên thị trường, đồng thời cho phép doanh nghiệp tùy biến biểu mẫu nhập liệu theo từng bước của quy trình nghiệp vụ.

Giả định nghiệp vụ

Doanh nghiệp đã xác định sẵn các quy trình nghiệp vụ (Workflow).
Mỗi Workflow đã có các Step theo quy định.
Không cho phép người dùng tự xây dựng Workflow mới.
Hệ thống chỉ quản lý Workflow, Step, Dynamic Form và luồng xử lý.

2. Các chức năng chuẩn của hệ thống

2.1 Workflow

Quản lý danh mục Workflow.
Quản lý Step.
Thiết lập thứ tự xử lý.
Thiết lập người thực hiện.
Thiết lập người phê duyệt.
Theo dõi trạng thái.
Nhật ký xử lý.
Email / Notification.
Dashboard.

2.2 CRM

Quản lý Lead.
Quản lý Khách hàng.
Quản lý Đối tác.
Quản lý Báo giá.
Quản lý Hợp đồng.
Chăm sóc khách hàng.
Ticket.
Dashboard.
Báo cáo.

2.3 HRM

Hồ sơ nhân viên.
Tuyển dụng.
Chấm công.
Nghỉ phép.
Tiền lương.
Đánh giá KPI.
Đào tạo.
Nghỉ việc.

2.4 Chức năng dùng chung

Phân quyền.
Quản lý người dùng.
Upload tài liệu.
Dashboard.
Báo cáo.
Export Excel/PDF.
API.
Audit Log.

3. Yêu cầu mở rộng theo đặc thù doanh nghiệp

3.1 Quản lý Workflow

Hệ thống cho phép quản lý nhiều Workflow khác nhau.

Tuyển dụng
Mua sắm máy tính
Thanh toán
Nghỉ phép
Đào tạo
Công tác
Ký hợp đồng

Mỗi Workflow gồm nhiều Step do doanh nghiệp quy định.

3.2 Quản lý Step

Thêm Step
Xóa Step
Sửa Step
Sắp xếp Step
Gán người thực hiện
Gán người phê duyệt
Thiết lập thời gian xử lý
Thiết lập trạng thái
Thiết lập điều kiện chuyển bước

Lưu ý: Không cho phép người dùng tự định nghĩa nghiệp vụ của Step.

3.3 Dynamic Form

Đây là chức năng trọng tâm của hệ thống.

Workflow
↓
Step
↓
Thiết kế biểu mẫu
↓
Lưu cấu hình

Khi người dùng thực hiện tới Step, hệ thống sẽ tự động hiển thị đúng biểu mẫu.

Các loại Field hỗ trợ

Text
Number
Date
Dropdown
Checkbox
Radio Button
Upload File
Upload Image
Chữ ký điện tử
QR Code
Ghi chú

Ví dụ

Workflow: Mua sắm máy tính
Step: So sánh báo giá

Nhà cung cấp
Giá
Thời gian giao hàng
Thời gian bảo hành
Đánh giá
File báo giá
Ghi chú

3.4 Luồng phê duyệt

Có cần phê duyệt hay không.
Người phê duyệt.
Trả về Step trước.
Trả về người tạo.
Ký điện tử.
Ghi chú khi từ chối.

Đề nghị mua máy tính
↓
Trưởng phòng duyệt
↓
Kế toán duyệt
↓
Ban Giám đốc duyệt
↓
Bắt đầu Workflow mua sắm

3.5 QR Code Tracking

Sinh QR Code.
Tra cứu trạng thái.
Lịch sử xử lý.
Người thực hiện.
Tài liệu đính kèm.

3.6 Bulk Upload

Import Excel.
Import CSV.
Mapping cột.
Kiểm tra dữ liệu.
Báo lỗi.
Import nhiều hồ sơ.

3.7 Open API

Cung cấp REST API tích hợp:

ERP
CRM
HRM
Website
Mobile App
Hệ thống khác

4. Ví dụ quy trình

Workflow Tuyển dụng

STT	Step
1	Đăng tin tuyển dụng
2	Nhận hồ sơ
3	Lọc hồ sơ
4	Gọi phỏng vấn
5	Phỏng vấn
6	Chốt kết quả
7	Gửi Offer
8	Thử việc
9	Đánh giá thử việc
10	Chính thức

Step: Phỏng vấn

Ngày phỏng vấn
Người phỏng vấn
Điểm đánh giá
Nhận xét
Kết quả
File đính kèm
Chữ ký người phỏng vấn

Nếu Đạt → Gửi Offer
Nếu Không đạt → Kết thúc Workflow

Workflow Mua sắm máy tính

STT	Step
1	Liên hệ nhà cung cấp
2	Nhận báo giá
3	So sánh báo giá
4	Lựa chọn nhà cung cấp
5	Xác nhận hợp đồng
6	Giao hàng
7	Lắp đặt
8	Kiểm tra cấu hình
9	Nghiệm thu
10	Bàn giao
11	Đề nghị thanh toán
12	Kế toán thanh toán
13	Hoàn tất

Step: Nghiệm thu

Ngày nghiệm thu
Người nghiệm thu
Tình trạng thiết bị
Kết quả nghiệm thu
File biên bản
Hình ảnh
Chữ ký điện tử

Sau khi hoàn thành → Chuyển sang Step Bàn giao.

5. Quy trình hoạt động của hệ thống

Quản trị viên tạo Workflow.
Khai báo Step.
Thiết kế Dynamic Form cho từng Step.
Người dùng tạo hồ sơ.
Hệ thống sinh các Step.
Đến Step nào hiển thị Form của Step đó.
Người dùng nhập dữ liệu.
Nếu cần phê duyệt thì chuyển người phê duyệt.
Hoàn tất Workflow, sinh QR Code và lưu trữ hồ sơ.

6. Mục tiêu hệ thống

Chuẩn hóa quy trình làm việc.
Workflow được doanh nghiệp quy định trước.
Step được quản lý tập trung.
Dynamic Form theo từng Step.
Dữ liệu xuyên suốt toàn bộ quy trình.
Theo dõi tiến độ.
Phê duyệt.
Truy vết.
Open API tích hợp các hệ thống khác.