TÀI LIỆU PHÂN TÍCH YÊU CẦU

MODULE WORKFLOW & DYNAMIC FORM

1. Mục tiêu

Xây dựng một hệ thống Workflow động (Dynamic Workflow) cho phép doanh nghiệp tự cấu hình quy trình làm việc mà không cần lập trình.

Mỗi Workflow sẽ bao gồm nhiều Step.

Mỗi Step sẽ được gắn với một Dynamic Form riêng để nhập liệu, phê duyệt và lưu trữ dữ liệu.

Hệ thống phải có khả năng tái sử dụng cho nhiều nghiệp vụ như:

Tuyển dụng
Mua sắm
Nghỉ phép
Thanh toán
Kiểm tra chất lượng
Bảo trì
Đào tạo
...

2. Kiến trúc tổng thể


Workflow
    │
    ├── Step 1
    │      │
    │      └── Dynamic Form
    │
    ├── Step 2
    │      │
    │      └── Dynamic Form
    │
    ├── Step 3
    │      │
    │      └── Dynamic Form
    │
    └── Step N
           │
           └── Dynamic Form

Mỗi Workflow chỉ định nghĩa quy trình.

Toàn bộ dữ liệu nhập sẽ nằm trong Dynamic Form của từng Step.

3. Module Workflow

3.1 Quản lý Workflow

Cho phép tạo nhiều Workflow.

Thông tin gồm:

Mã Workflow
Tên Workflow
Mô tả
Phòng ban áp dụng
Người tạo
Trạng thái
Phiên bản
Ngày tạo
Ngày cập nhật

Chức năng

Thêm
Sửa
Xóa
Sao chép Workflow
Kích hoạt
Ngừng sử dụng

3.2 Quản lý Step

Mỗi Workflow gồm nhiều Step.

Thông tin Step

Tên Step
Mã Step
Thứ tự
Dynamic Form sử dụng
Người thực hiện
Vai trò được phép thao tác
Điều kiện chuyển Step
SLA
Cho phép sửa dữ liệu
Cho phép quay lại
Cho phép bỏ qua

Các Step có thể:

thêm
xóa
đổi vị trí
bật/tắt

Tuy nhiên chỉ được chọn từ danh sách Step chuẩn đã được hệ thống định nghĩa trước.

Ví dụ:


Đăng tin

↓

Nhận hồ sơ

↓

Lọc hồ sơ

↓

Phỏng vấn

↓

Offer

↓

Thử việc

↓

Đánh giá

↓

Chính thức

Doanh nghiệp có thể:

bỏ Step "Gọi phỏng vấn"

hoặc

thêm Step "Phỏng vấn lần 2"

nhưng vẫn phải nằm trong danh sách Step chuẩn.

3.3 Workflow Runtime

Sau khi Workflow được kích hoạt.

Người dùng tạo một hồ sơ.

Ví dụ


Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên Kinh doanh

Hệ thống sinh ra:

Workflow Instance

Workflow Instance gồm

Current Step
Người xử lý
Trạng thái
Lịch sử

3.4 Phê duyệt

Mỗi Step có thể yêu cầu:

Không cần duyệt
Một người duyệt
Nhiều người duyệt

Kết quả

Approve
Reject
Return
Cancel

Có thể nhập

Ý kiến
File đính kèm
Chữ ký

3.5 Trạng thái Workflow

Ví dụ

Draft

↓

Pending

↓

Processing

↓

Approved

↓

Rejected

↓

Cancelled

↓

Completed

3.6 Audit Log

Lưu toàn bộ lịch sử

Bao gồm

Ai thao tác
Thời gian
Step
Dữ liệu thay đổi
IP
Thiết bị
Nội dung

Không cho phép chỉnh sửa.

3.7 Dashboard

Dashboard gồm

Workflow theo trạng thái

Workflow theo phòng ban

Workflow quá hạn

Workflow đang xử lý

Workflow hoàn thành

Workflow bị từ chối

Biểu đồ

Pie
Bar
Line

4. Module Dynamic Form

Đây là module quan trọng nhất.

Dynamic Form giúp người dùng tự thiết kế Form mà không cần lập trình.

Một Workflow có nhiều Step.

Mỗi Step có một Dynamic Form riêng.

5. Kiến trúc Dynamic Form


Workflow

↓

Step

↓

Form

↓

Section

↓

Field

↓

Validation

Ví dụ


Thông tin ứng viên

    Họ tên

    Ngày sinh

    Email

Thông tin phỏng vấn

    Người phỏng vấn

    Nhận xét

    Điểm

6. Form Builder

Giao diện kéo thả.

Cho phép

thêm Field
sửa
xóa
đổi vị trí
chia nhóm
tạo Tab
tạo Section
Preview

Không cần lập trình.

7. Quản lý Form

Thông tin

Mã Form
Tên Form
Mô tả
Workflow
Step
Version
Trạng thái

Chức năng

Tạo
Sửa
Sao chép
Publish
Disable

8. Các loại Field

Hệ thống hỗ trợ nhiều kiểu Field.

Input

Text
TextArea
Password

Number

Integer
Decimal
Currency
Percentage

Date

Date
Time
Datetime

Selection

Radio
Checkbox
Dropdown
Multi Select

Upload

File
Image

Advanced

Email
Phone
URL
QR Code
Barcode
Signature
Rating
Color
Location
Hidden
Label

9. Validation

Mỗi Field có Validation riêng.

Ví dụ

Required

Min Length

Max Length

Regex

Phone

CCCD

MST

Ngày lớn hơn

Ngày nhỏ hơn

Số lớn hơn

Số nhỏ hơn

Field phụ thuộc Field khác

Validation được kiểm tra cả phía giao diện (Client) và phía máy chủ (Server).

10. Upload File

Cho phép upload

PDF
DOCX
XLSX
ZIP

Thiết lập

Kích thước
Loại file
Số lượng

11. Upload Image

Cho phép

Chụp ảnh
Upload
Crop
Resize
Xem trước

12. QR Code

Cho phép

Scan QR
Sinh QR
Lưu dữ liệu QR

Ví dụ

Quét QR ứng viên

Quét QR tài sản

Quét QR hồ sơ

13. Chữ ký điện tử

Hỗ trợ

Ký bằng chuột
Ký cảm ứng
Ký điện thoại

Lưu

hình ảnh
thời gian
người ký

14. Version Form

Mỗi lần Publish sẽ tạo Version mới.

Ví dụ


Form V1

↓

Form V2

↓

Form V3

Các Workflow cũ vẫn sử dụng đúng Version đã được áp dụng khi khởi tạo, trong khi các Workflow mới sẽ sử dụng Version mới nhất nếu được cấu hình.

Không được sửa trực tiếp Version đang sử dụng.

15. Quy trình thiết kế Form


Tạo Form

↓

Thêm Section

↓

Thêm Field

↓

Validation

↓

Preview

↓

Publish

↓

Gán vào Step

↓

Workflow sử dụng

16. Ví dụ Workflow Tuyển dụng

Workflow gồm 11 Step.

Step	Mục tiêu	Người thực hiện	Dynamic Form	Dữ liệu chính	Kết quả đầu ra
1. Đăng tin tuyển dụng	Khởi tạo nhu cầu tuyển dụng	HR	Form Đăng tin	Vị trí, số lượng, mô tả công việc, mức lương, thời hạn tuyển	Tin tuyển dụng được tạo
2. Nhận hồ sơ ứng viên	Tiếp nhận hồ sơ	HR	Form Hồ sơ ứng viên	Thông tin cá nhân, CV, kinh nghiệm, bằng cấp	Hồ sơ ứng viên
3. Lọc hồ sơ	Đánh giá sơ bộ	HR	Form Sàng lọc	Tiêu chí phù hợp, nhận xét	Hồ sơ đạt hoặc loại
4. Gọi phỏng vấn	Liên hệ ứng viên	HR	Form Lịch phỏng vấn	Ngày giờ, địa điểm, người phỏng vấn	Lịch hẹn được xác nhận
5. Phỏng vấn	Đánh giá ứng viên	Hội đồng phỏng vấn	Form Đánh giá phỏng vấn	Điểm, nhận xét, kỹ năng, thái độ	Kết quả phỏng vấn
6. Chốt kết quả	Quyết định tuyển	HR/Quản lý	Form Chốt kết quả	Kết luận, lý do	Đạt hoặc không đạt
7. Gửi Offer / Thông báo nhận việc	Gửi đề nghị tuyển dụng	HR	Form Offer	Mức lương, ngày nhận việc, phụ cấp	Offer được gửi
8. Đi làm thử việc	Ghi nhận tiếp nhận nhân sự	HR	Form Tiếp nhận	Ngày bắt đầu, người hướng dẫn, tài liệu bàn giao	Hồ sơ thử việc
9. Theo dõi thử việc 1 tháng	Theo dõi quá trình làm việc	Quản lý trực tiếp	Form Theo dõi	Đánh giá theo tuần, nhận xét	Báo cáo thử việc
10. Đánh giá thử việc	Đánh giá cuối kỳ	Quản lý/HR	Form Đánh giá thử việc	Điểm đánh giá, đề xuất	Đề xuất tiếp nhận hoặc không
11. Vào chính thức hoặc không đạt	Kết thúc quy trình	HR	Form Quyết định	Quyết định cuối cùng, ngày hiệu lực	Nhân viên chính thức hoặc kết thúc hồ sơ

17. Ví dụ Workflow Mua sắm

Ví dụ gồm các Step:

Tạo yêu cầu mua sắm
Kiểm tra nhu cầu
Duyệt ngân sách
Lấy báo giá
Chọn nhà cung cấp
Phê duyệt mua
Đặt hàng
Nhận hàng
Kiểm tra chất lượng
Nhập kho
Thanh toán
Hoàn thành

Mỗi Step có một Dynamic Form tương ứng để thu thập dữ liệu, thực hiện phê duyệt và lưu vết toàn bộ quá trình.

18. Thiết kế Database

Các bảng dữ liệu chính:

Workflow: Thông tin quy trình.
WorkflowStep: Danh sách Step thuộc từng Workflow.
WorkflowStepMaster: Danh sách Step chuẩn dùng để cấu hình.
WorkflowInstance: Mỗi lần thực thi Workflow.
WorkflowHistory: Lịch sử chuyển Step và trạng thái.
WorkflowApproval: Thông tin phê duyệt.
DynamicForm: Định nghĩa Form.
DynamicFormVersion: Quản lý phiên bản Form.
DynamicFormSection: Nhóm (Section) trong Form.
DynamicField: Định nghĩa Field.
DynamicFieldOption: Danh sách lựa chọn của các Field.
DynamicValidation: Quy tắc kiểm tra dữ liệu.
DynamicFormData: Dữ liệu nhập của từng Form theo từng Workflow Instance.
DynamicFormAttachment: File và hình ảnh đính kèm.
DynamicFormSignature: Dữ liệu chữ ký điện tử.
AuditLog: Nhật ký thao tác toàn hệ thống.

19. Kết luận

Module Workflow kết hợp với Dynamic Form tạo thành nền tảng xử lý quy trình linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tự cấu hình các quy trình nghiệp vụ mà không cần phát triển phần mềm mới. Việc tách biệt Workflow (quy trình), Step (công đoạn) và Dynamic Form (dữ liệu) giúp hệ thống có khả năng tái sử dụng cao, dễ mở rộng và phù hợp với nhiều lĩnh vực như tuyển dụng, mua sắm, phê duyệt hồ sơ, quản lý tài sản, quản lý chất lượng, bảo trì và các quy trình nội bộ khác. Hệ thống cũng đảm bảo khả năng kiểm soát thông qua cơ chế phê duyệt, quản lý phiên bản biểu mẫu, Audit Log và Dashboard theo dõi tiến độ, đáp ứng yêu cầu vận hành và quản trị của doanh nghiệp ở quy mô từ nhỏ đến lớn.